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Integrando meus dados acadêmicos

Para a utilização das ferramentas do Hub.Educacional e integração de dados (alunos, turmas, disciplinas, etc), é necessário que a instituição de ensino esteja cadastrada e tenha uma conta do HUB criada.

Assim que a instituição esteja apta a acessar o HUB.Educacional, poderá iniciar o processode integração através da ferramenta de importação de dados de duas formas:

  • via sistema acadêmico da instituição (recomentado)
  • ou via planilha (arquivo .xls, .xlsx)

Em ambos os modelos o HUB.Educacional trabalha com os seguintes dados

Dado Necessidade Base Legal
Matrícula Viabilizar o login, identificar o Usuário e vincular o cadastro do Hub Educacional ao da Instituição.
Nome Completo Permitir a identificação visual do Usuário ao seu login.
Data de Nascimento Identificar se o usuário é menor de idade, solicitar garantias extras à Instituição de Ensino com relação ao consentimento de pais ou responsáveis; e gerar relatórios anonimizados.
CPF Permitir a identificação legal do Usuário, atuar como mecanismo de autenticação e validação do Login, e validar se o usuário é menor de idade.
E-mail Atuar como mecanismo de autenticação e validação do Login, como meio de comunicação principal com o Usuário.
Celular Atuar como mecanismo secundário de autenticação e validação do Login e como meio de comunicação secundária com o Usuário.
Tipo de Usuário Definir o tipo de acesso na Plataforma e gerar relatórios anonimizados. (ex. Aluno, Professor, Responsável, Docente).
Gênero (Opcional) Usado por algumas soluções conectadas
Relacionamento Usado para indicar os relacionamentos entre alunos e responsáveis
Turmas Turmas da instituição
Ensalamento Usado para relacionar alunos e professores nas turmas da instituição

Sistema Acadêmico

Também chamado de ERP ou sistema de gestão escolar, esse modelo permite de forma trasnparente, que a instituição envie dados para o HUB sem a necessidade de exportar uma planilha. Todos os usuário novos ou atualizados são automaticamente sincronizados com o HUB.Educacional.

Para que esse modelo funcione, é necessário que a instituição solicite a integração ao fornecedor do sistema acadêmico utlizado. Você pode consultar o andamento de algumas das integrações mais solicitadas acessando a página com a Lista atualizada de ERPs.

Para maiores informações sobre como iniciar a integração do seu sistema acadêmico, acesse a página Integrando ao HUB.

Planilhas

Esse modelo é menos recomendado, já que envolve mais trabalho por parte da instituição e em muitos casos acaba resultando em mais erros no processo devido a falhas no preenchimento.

A seguir vamos temos uma explicação em etapas de como efetuar o envio dos dados utilizando uma planilha, a primeira parte explica a estrutura do arquivo, depois passamos explicando a formatação dos campos de cada aba planilha e por fim, um passo a passo de como executar o processo dentro da plataforma HUB.Educacional.

A planilha padrão pode ser baixada dirtamente de dentro da plataforma (recomendado), ou através do link cadastro.xlsx

Orientações para uso da planilha

  • Com a planilha, a você poderá inserir as informações de alunos, responsáveis, professores, colaboradores e turmas da escola.
  • Repare que a planilha é dividida em abas, e cada aba deve ser utilizada para informações de grupos diferentes.
  • Insira nesta planilha, todos os dados que deseja incluir no sistema ou atualizar.
  • Você poderá enviar quantas planilhas forem necessárias até que todos os usuários do sistema estejam cadastrados com os dados corretos.
  • A partir do segundo envio, você precisa enviar somente as turmas ou usuários novos a serem inseridos e as linhas dos usuários que precisam ser atualizados (não é necessário e nem recomendável enviar todos os dados já inseridos novamente).

Estrutura do arquivo para importação

A planilha deve ser dividida em 4 abas: Alunos, Turmas, Responsáveis, Professores e Colaboradores. Cada seção deverá conter os dados divididos em colunas e linhas respeitando a formatação indicada nas tabelas seguintes.

Considerações

O modelo do arquivo com a estrutura indicada e atualizada para importação ficará disponível na área de Cadastros do Hub.Educacional.

Formatação dos campos das planilhas

Nos tópicos a seguir explicamos como os dados devem ser inseridos em cada aba da planilha, também indicamos quais são de preenchimento Obrigatório e quais não podem possuir duplicadas, ou seja, devem ser Únicos em todo o cadastro da instituição.

Aba Alunos

Essa aba conter as colunas conforme nome e formatação abaixo

Campo Descrição Obrigatório Único
Matrícula Matrícula do aluno
Alfanumérico
Campo obrigatório e único, não pode ser repetido
check_circle check_circle
Nome do Aluno Nome completo do aluno separados por um espaço. Ex: Fulano Silva
Alfanumérico
check_circle -
Login Login utilzado pelo aluno, caso possua - -
Senha Senha utilzado pelo aluno, caso possua - -
Data de Nascimento Deve possuir caracteres numéricos separados por “/” sem espaço.
Ex: 01/01/2010 (dd/mm/aaaa)
check_circle -
Email do Aluno Deve seguir a formatação padrão de e-mail. Ex: [email protected] - -
Sexo do Aluno Deve conter apenas um caractere: M ou F(masculino e feminino) - -
CPF do Aluno Deve possuir somente caracteres numéricos e podem ser separados por “.” e “-“. Ex: 123.456.789-00
Deve ser um CPF válido e único
- check_circle
Código da Turma Código utilizado como identificador único da turma
Alfanumérico
- -

Exemplo de dados do aluno:

Aba Turmas

Campo Descrição Obrigatório Único
Código da Turma Código utilizado como identificador único da turma
Alfanumérico
check_circle check_circle
Nome da Turma Nome da turma
Este é o nome que será exibido na plataforma
- -
Ano/série da turma Ano/série da turma, indicando o período check_circle -

Exemplo de dados da turma:

Observação

A planilha já possui em cada linha do campo Ano/série da turma uma lista de opções válidas

Aba Responsável

Essa aba conter as colunas conforme nome e formatação abaixo

Campo Descrição Obrigatório Único
CPF do Responsável Deve possuir somente caracteres numéricos e podem ser separados por “.” e “-“. Ex: 123.456.789-00
Deve ser um CPF válido e único
check_circle check_circle
Nome do Responsável Nome completo do aluno separados por um espaço. Ex: Fulano Silva
Alfanumérico
check_circle -
Data de Nascimento Deve possuir caracteres numéricos separados por “/” sem espaço.
Ex: 01/01/2010 (dd/mm/aaaa)
check_circle -
Sexo do Responsável Deve conter apenas um caractere: M ou F(masculino e feminino) - -
Email do Responsável Deve seguir a formatação padrão de e-mail. Ex: [email protected] check_circle check_circle
Celular do Responsável Deve conter o DDD no formato (XX) XXXXX-XXXX check_circle -
Matrícula do Aluno Deve conter somente alfacaracteres numéricos.
Deve ser uma referência a uma matrícula existente de um aluno
OBS: repita uma linha para cada um dos alunos deste responsável
check_circle -

Exemplo da aba Responsável:

Observação

Repetir a linha para cada um dos alunos do responsável
No exemplo acima temos 2 responsáveis (Pai e Mãe) para 2 alunos, nesse caso foram criados 2 registros iguais para cada responsável mas com matrículas de aluno diferentes

Aba Professores

Essa aba conter as colunas conforme nome e formatação abaixo

Campo Descrição Obrigatório Único
Matrícula Matrícula do professor
Alfanumérico
Campo obrigatório e único, não pode ser repetido
check_circle check_circle
Nome do Professor Nome completo separado por um espaço. Ex: Fulano Silva
Alfanumérico
check_circle -
Data de Nascimento Deve possuir caracteres numéricos separados por “/” sem espaço.
Ex: 01/01/2010 (dd/mm/aaaa)
check_circle -
Email do Professor Deve seguir a formatação padrão de e-mail. Ex: [email protected] check_circle check_circle
Sexo do Professor Deve conter apenas um caractere: M ou F(masculino e feminino) - -
CPF do Professor Deve possuir somente caracteres numéricos e podem ser separados por “.” e “-“. Ex: 123.456.789-00
Deve ser um CPF válido e único
check_circle check_circle
Celular do Professor Deve conter o DDD no formato (XX) XXXXX-XXXX check_circle -
Código da Turma Código utilizado como identificador único da turma
Alfanumérico
OBS: repita uma linha para cada turma que o professor dá aula
check_circle -
Nome da Disciplina Disciplina base relacionada a turma e ao professor check_circle -

Exemplo dos dados do Professor:

Observação

Repetir a linha para cada turma que o professor dá aula
No exemplo acima o Professor Zeca da aula para as turmas MAT05 e LPT06, por isso o registro foi repetido mudando apenas o Código da Turma e o Nome da Disciplina.

A planilha já possui em cada linha do campo Nome da Disciplina uma lista de opções válidas

Aba Colaboradores

Campo Descrição Obrigatório Único
Matrícula Matrícula do colaborador
Alfanumérico
Campo obrigatório e único, não pode ser repetido
check_circle check_circle
Nome do Colaborador Nome completo separado por um espaço. Ex: Fulano Silva
Alfanumérico
check_circle -
Data de Nascimento Deve possuir caracteres numéricos separados por “/” sem espaço.
Ex: 01/01/2010 (dd/mm/aaaa)
check_circle -
Email do Colaborador Deve seguir a formatação padrão de e-mail. Ex: [email protected] check_circle check_circle
Sexo do Colaborador Deve conter apenas um caractere: M ou F(masculino e feminino) - -
CPF do Colaborador Deve possuir somente caracteres numéricos e podem ser separados por “.” e “-“. Ex: 123.456.789-00
Deve ser um CPF válido e único
check_circle check_circle
Celular do Colaborador Deve conter o DDD no formato (XX) XXXXX-XXXX check_circle -
Diretor Indicar com um "X" caso o colaborador seja um Diretor ou deixar em branco, caso contrário - -
Coordenador Indicar com um "X" caso o colaborador seja um Coordenador ou deixar em branco, caso contrário - -
Administrador Indicar com um "X" caso o colaborador seja um Administrador ou deixar em branco, caso contrário - -

Exemplo dos dados dos Colaboradores:

Processo de importação

A importação do arquivo contendo os dados da Instituição é feita manualmente pelo próprio usuário. O usuário precisa ter algum papel administrativo no HUB da instituição para acessar o sistema e a área de cadastro.

Após realizar o login, usuário deve acessar a área de Cadastros no menu principal.

Em seguida, deve clicar na opção de Sincronização e importação no lado superior direito da tela. Abrirá um pop-up da tela de importação de arquivo:

No pop-up de Sincronização e importação, você poderá:

  1. Baixar um modelo de arquivo pré-estruturado para você inserir os dados da sua Instituição de ensino;
  2. Importar um arquivo já pronto com os dados configurados.

Ao clicar em Baixar modelo de arquivo, será realizado o download da planilha padrão com os campos necessários para importação.

Clicando em Importar arquivo, você poderá selecionar uma planilha do seu computador já preenchidos com os dados da sua Instituição de ensino.

Após a importação do arquivo você poderá visualizar o histórico de importações de arquivos e os detalhes de envios realizados com sucesso, das atualizações de dados e erros de envio.

Em caso de dúvidas sobre a importação de arquivos, consulte nosso FAQ https://hub.educacional.com/#/faq ou envie um e-mail com suas dúvidas para [email protected], que a equipe de atendimento entrará em contato.

Veja também: Sistemas Acadêmicos | Instituições de ensino | Soluções Educacionais

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